Cómo solicitar el certificado de empresa — Guía paso a paso

¿Qué es el certificado de empresa?

El certificado de empresa es un documento telemático obligatorio que toda empresa debe cumplimentar a través del sistema Certi@2 del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) cuando finaliza un contrato de trabajo. Este documento acredita oficialmente los períodos de ocupación cotizada del trabajador en esa empresa y contiene información detallada sobre las condiciones en las que se ha desarrollado la relación laboral.

El sistema Certi@2 sustituye al anterior modelo en papel y permite la transmisión electrónica de los datos directamente al SEPE, agilizando el proceso de solicitud de prestaciones por desempleo. La empresa puede emitir el certificado en cualquier momento, incluso de forma retroactiva, siempre que los datos estén registrados en la Seguridad Social.

¿Para qué sirve?

El certificado de empresa es necesario para varios trámites y gestiones laborales:

• Solicitar la prestación por desempleo (paro): Es el uso principal. Sin el certificado, el SEPE no puede tramitar la prestación contributiva.
• Acreditar el fin de la relación laboral: Sirve como prueba oficial de que el contrato ha finalizado y en qué fecha.
• Calcular la base reguladora: Las bases de cotización que aparecen en el certificado sirven para calcular la cuantía de la prestación por desempleo.
• Justificar períodos de cotización: Para otros trámites como la solicitud de la renta activa de inserción o subsidios.
• Regularizar la situación administrativa: El trabajador necesita este documento para actualizar su demanda de empleo y solicitar prestaciones.

Requisitos

Documentación necesaria

Métodos para solicitarlo

Existen varias formas de emitir el certificado de empresa:

Paso 1 — Accede al sistema Certi@2

1. Abre tu navegador y accede a la sede electrónica del SEPE.
2. Busca la sección «Empresas» o directamente el enlace a Certi@2.
3. Selecciona el método de identificación: certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve Permanente.
4. Introduce tus credenciales y acepta la conexión segura.

Paso 2 — Selecciona el tipo de certificado

1. Una vez dentro de Certi@2, elige la opción «Emisión de certificado de empresa».
2. Selecciona si es un certificado individual (un trabajador) o múltiple (varios trabajadores).
3. Indica el tipo de situación: fin de contrato, cese de actividad, etc.

Paso 3 — Cumplimenta los datos del trabajador

1. Introduce el DNI o NIE del trabajador.
2. El sistema mostrará automáticamente los datos de afiliación si están registrados.
3. Rellena los datos del contrato: fecha de inicio, fecha de fin, tipo de contrato y causa de extinción.
4. Revisa que las bases de cotización de los últimos 180 días sean correctas.

Paso 4 — Revisa y descarga el certificado

1. Verifica que todos los datos introducidos son correctos.
2. Haz clic en «Validar» para que el sistema compruebe la información.
3. Si todo es correcto, pulsa «Firmar y enviar». El certificado quedará registrado en el SEPE.
4. Descarga el certificado en formato PDF y entrégalo al trabajador.

Coste

La emisión del certificado de empresa a través del sistema Certi@2 es completamente gratuita. No existen tasas ni costes asociados para la empresa, ni para el trabajador que lo recibe. Si la empresa contrata una gestoría para realizar el trámite, esa gestoría puede cobrar sus honorarios profesionales.

Plazos

• Emisión por parte de la empresa: La empresa dispone de 10 días hábiles desde la finalización del contrato para emitir el certificado.
• Generación en Certi@2: Una vez cumplimentado, el certificado se genera de forma inmediata.
• Entrega al trabajador: La empresa debe entregarlo al trabajador en el momento del fin del contrato o en los 10 días posteriores.
• Conservación: La empresa debe conservar una copia del certificado durante 4 años.

Consejos útiles

1. Emite el certificado cuanto antes. No esperes al último día del plazo de 10 días. Una emisión temprana evita problemas y permite al trabajador solicitar el paro rápidamente.
2. Revisa las bases de cotización. Antes de firmar el certificado, comprueba que las bases de cotización coinciden con los datos reales. Un error puede retrasar la prestación del trabajador.
3. Usa Certi@2 siempre que sea posible. El sistema online es más rápido, evita errores de transcripción y queda registrado electrónicamente en el SEPE.
4. Entrega una copia al trabajador. Aunque el certificado se envía electrónicamente al SEPE, el trabajador necesita una copia para su control y para posibles reclamaciones.
5. Conserva una copia en la empresa. Guarda el PDF firmado en el archivo de la empresa durante al menos 4 años por si el SEPE requiere una verificación posterior.

Preguntas frecuentes

Normativa aplicable

Enlaces oficiales